Evaluatie en inrichten PMS
Wat is het?
In de operationeel excellente organisatie wordt er op passende wijze gebruikgemaakt van prestatiesturing op basis van prestatie-indicatoren (key performance indicators; KPI). Een dergelijk systeem van prestatie-indicatoren wordt ook wel een KPI-huis genoemd. Hierbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen operationele indicatoren voor het besturen van de huidige operatie en de hierboven beschreven verander- en voortgangsindicatoren om te meten hoe ver en hoe succesvol men is met het invoeren van Operational Excellence. Dergelijke verander- en voortgangsindicatoren worden niet opgenomen in het KPI-huis. Er is ook een verschil tussen operationele sturing met proces- en prestatie-indicatoren en het periodiek analyseren van de operatie op basis van structurele indicatoren (ofwel benchmarken) met als doel om mogelijke structurele verbetermogelijkheden te vinden. Dergelijke structurele indicatoren voor benchmarking worden ook niet opgenomen in het KPI-huis: het doel van een KPI-huis is immers operationele sturing.
Wat levert het op?
We zorgen ervoor dat i De operationeel excellente organisatie heeft een prestatie-georiënteerde cultuur die wordt ondersteund met een slank KPI-huis, waarin alleen de hoogstnodige prestatie-indicatoren worden bijgehouden.
Wat is de aanpak op hoofdlijnen?
Het ontwikkelen van een KPI-huis vindt plaats n een aantal stappen:
- Eerst worden de doelstellingen van prestatiemanagement verhelderd en vertaald naar de organisatie door voor elk organisatieniveau de doelstellingen te bepalen vanuit het gewenste resultaat.
- Vervolgens worden de indicatoren op topniveau (directieniveau) ontwikkeld en de bijbehorende normen. Daaruit worden vervolgens de indicatoren afgeleid voor de onderliggende besturingsniveaus af (met hun normen).
- Er wordt geëvalueerd of indicatoren niet tegengesteld werken of elkaar juist versterken; m.a.w., we zorgen ervoor dat indicatoren op diverse managementlagen consistent met elkaar zijn.
- Daarna worden PDCA-cycli (Plan, Do, Check, Act) voor elk besturingsniveau van het KPI-huis ontwikkeld, zodat bij (structurele) afwijking van de norm ook echt acties kunnen worden ondernomen. Hierbij dient rekening gehouden te worden dat vooral de dialoog tussen betrokkenen (over de zaken achter de cijfers) tot meer inzicht en een hogere oplossingsbereidheid en oplossingsgerichtheid van betrokkenen leidt in zo’n PDCA-cyclus.
- Na invoering van het systeem, wordt geëvalueerd wat niet gemeten wordt dan wel welk gedrag juist wel of juist niet meer zal voorkomen door het invoeren van het KPI-systeem, waarvoor de juiste acties worden ontwikkeld. Vervolgens wordt het KPI-systeem (verder) afgeslankt.